Optimierung des Rechnungseingangsworkflows

Einer unserer großen internationalen Kunden entwickelte zusammen mit der GiT einen digitalen Workflow für die effiziente Rechnungsprüfung des gesamten von ihm betreuten Portfoliobestandes
Allein im Jahr 2013 mussten für einen ausgewählten Kunden weit über 10.000 Rechnungen für die im Verwaltungsportfolio der GmbH befindlichen Objekte gemäß eines Acht-Augen-Prinzips, das auch die Freigabekette des Auftraggebers inkludiert, zunächst geprüft und anschließend gebucht werden. Für die übrigen Portfolien wird im Vier-Augen-Prinzip ein mittlerer 5-stelliger Rechnungsdurchlauf jährlich abgearbeitet.
Als die GiT kurz nach Verabschiedung des Prozessoptimierungsprojekts durch die Projektpartner im Jahre 2012 den Ist-Analysebericht für den alten Rechnungsprüfungsprozess anfertigte, offenbarten sich hierbei einige Optimierungspotenziale.

Vorher: Aufwändige und manuelle Prozesse führen zu Ineffizienz und hohen Kosten
Der bisherige Prozessverlauf aller eingehenden Rechnungen entsprach dem folgenden Muster: alle Rechnungen wurden von den Lieferanten postalisch an die verschiedenen deutschlandweiten Standorte des Kunden verschickt. Angekommen in den verschiedenen Büros wurden die Rechnungen dort sachlich und rechnerisch freigegeben sowie kontiert und anschließend an die Property Management Buchhaltung weitergeleitet. Die dezentral erstellten Rechnungsbeiblätter mit der Vorkontierung und den Freigabevermerken wurden dabei händisch von den Mitarbeitern ausgefüllt und zusammen mit den Rechnungen verschickt. Eine Kopie der Rechnung wurde bei den jeweiligen Property Managern zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung hinterlegt.
Da auch der Asset Manager des oben erwähnten Portfolios mit jeweils zwei Mitarbeitern am Rechnungsprüfungsprozessbeteiligt ist, waren auch hier vor Einführung des elektronischen Workflows weitere logistische Aufwände erforderlich um die Rechnungsoriginale sowie die dazugehörigen Beiblätter an ihre richtigen Zielorte und Adressaten zu bringen. Die Freigaben konnten immer nur bei Anwesenheit der jeweiligen Prüfer stattfinden, was aufgrund der häufigen Außendiensteinsätze zu weiteren teilweise tagelangen Verzögerungen im Prüfungsprozess führte. Damals war es nicht unüblich, dass die Absolvierung der Rechnungsläufe bis zu drei Wochen in Anspruch nahm. 

Neuer Rechnungseingangsworkflows: wie er funktioniert und dem Kunden hilft
Nach der Umstellung auf den neuen digitalen Rechnungsprüfungsprozess werden heute bereits im ersten Schritt alle Rechnungen im Original am Hauptstandort in Berlin am Potsdamer Platz geschickt, wo sie digital erfasst (gescannt und indiziert) und anschließend elektronisch an die jeweiligen Mitarbeiter zur Prüfung weitergeleitet werden. Die Freigabevermerke werden dabei automatisch auf dem Rechnungsbeiblatt protokolliert und ersparen die händischen Notizen. Die Kontierung für die anschließende Buchung findet dabei ausschließlich im Workflow statt. Externe Personen, wie z.B. Asset Manager, haben nun die Möglichkeit, die Rechnungen über einen Web Client jederzeit und von überall zu prüfen und zeitnah zur Weiterverarbeitung weiterzuleiten. Das Einzige, was sie dazu benötigen, ist eine Internetverbindung. Zeitzonen, Reisetätigkeiten etc. hemmen somit in keinster Weise den Freigabeprozess. 

Neue Kundenvorteile: Zeit- und Kostenreduzierungen - und noch mehr!
Neben den deutlich reduzierten Kosten für Kopien, Postversand, versäumte Skontofristen etc. und der Zeitersparnis bietet diese neue Lösung nun auch erstmals präzise Auswertungsmöglichkeiten für im Umlauf befindliche Rechnungen sowie die Überschreitung von Eskalationsfristen. Die enge Integration zwischen realax und windream bietet darüber hinaus die Möglichkeit des Zugriffs auf jede einzelne Rechnung direkt aus der realax Finanzbuchhaltung oder des Objektmanagements. Für die Nebenkostenabrechnung ist es auf Knopfdruck möglich, alle umlagefähigen Rechnungen als Nachweis zur Verfügung zu stellen. Früher mussten hierzu dutzende Aktenordner in akribischer Kleinarbeit durchsucht werden. 

Fazit: Positiv für alle Stakeholder – „das hätten wir schon viel eher machen sollen“
Das Fazit der bereits im Jahr 2012 eingeführten digitalen Rechnungsprüfung ist durchweg positiv. Der „Head of Shared Service Center“ bewertet die Einführung als sehr positiv: „Mit der Einführung des digitalen Workflows für die Freigabe von Rechnungen haben wir eine Transparenz im Bereich der Rechnungsprüfung geschaffen, die allen Stakeholdern zu Gute kommen wird.“ Auf Basis der ECM-Software windream im Zusammenspiel mit der gewerblichen Immobilienverwaltungssoftware realax konnten beispielsweise die Durchlaufzeiten der Rechnungen um gut drei Viertel der Zeit auf durchschnittlich fünf bis sieben Werktage verkürzt werden. Die Investitionskosten zur Umsetzung des Projekts hatten sich bereits im ersten Jahr amortisiert. 

Eckdaten des Projekts
Entwicklung eines digitalen Rechnungseingangsworkflows für das Management der vom Kunden verwalteten Objekte
Zusammenspiel des ERP-Systems realax mit dem Daten- und Workflowmanagement-System windream
Zentrale Digitalisierung der Rechnungen und webbasierte Freigabe durch die verantwortlichen Mitarbeiter
Reduzierung der Durchlaufzeiten um 75% auf 5-7 Werktage

Über unser Kundenunternehmen:
Die Firma agiert als Vermietungsagentur und Makler und liefert integriertes Property und Facility Management, Full-Service-Dienstleistungen für den gesamten Transaktionsprozess von Immobilien, Bewertung, Building Consultancy und Projektmanagement. Zudem bietet man seinen Kunden Forschungs- und Beratungsdienste, die sich sowohl durch globale als auch lokale Marktkenntnisse auszeichnen. Insgesamt arbeiten über 25.000 Mitarbeiter in 209 Büros in 52 Ländern weltweit für unseren realax-Kunden. In Deutschland stehen ca. 330 Assets mit knapp zwei Millionen Quadratmetern unter Management.